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Obiettivi Processi Progetti

Il gioco dei ruoli e la matrice RACI… quella sconosciuta!!!

“Hai finito quell’attività?”

“Ma non eravamo rimasti che l’avresti fatta tu?”

Silenzio e sguardi che fissano il vuoto.

Se siete anche Voi nel gruppo di quelli che, per non saper né leggere né scrivere, inviate una mail a quattro destinatari contemporaneamente, aspettandovi un risultato, forse vi conviene leggere questo articolo: il gioco dei ruoli e come la matrice RACI può aiutarti nel risolvere questo problema.

Spesso le organizzazioni tendono a gestire un insieme di attività di basso impatto, come azioni indipendenti. Questo comporta una mancata visione a livello progettuale, con il conseguente rischio che gli attori coinvolti non si sentano investiti di un particolare ruolo.

Qui si aprono due scenari interessanti:

  • CASO 1: il lavoratore indefesso che prende in carico anche attività altrui, facendole male e in ritardo;
  • CASO 2: l’impiegato “scansa guai”, che lascia scivolare nel limbo le azioni che per ambito gli competono.

In mezzo, varie gradazioni di addetti ai lavori, con etiche professionali che aprono nuovi orizzonti sulla psicologia umana

Voi a questo punto direte: lo sappiamo che dobbiamo redigere la matrice RACI, condividerla con tutti e arrivare al Kick Off con le idee chiare dei ruoli. Il pensiero ideale spesso si discosta dai concetti di pragmatismo dettati da tempistiche di progetto, che lo pongono già in ritardo prima di partire.

Questa fretta dettata dal “fare”, piuttosto che del “costruire” o “progettare” è da scorporare piano piano.

COME?

Ripensando agli insuccessi, a come la mancata definizione dei ruoli abbia portato lacune sui tre pilastri fondamentali nella valutazione di un progetto: tempi, qualità e costi. Scegliete voi l’ordine, se mai ci possa essere.

La complessità dei progetti e, spesso, la natura volenterosa ma poco strutturata degli attori più operativi, richiedono un certo rigore, non certo risolvibile solo con un foglio Excel, dei nomi e delle lettere.

Oltre alla cultura dei singoli, ci deve essere il supporto di sistemi di Project Management flessibili, sempre aggiornati e condivisi. Solo con questo tipo di imprinting, la conversazione iniziale può variare o addirittura non esistere.

Cos’è una matrice RACI

Poiché un processo aziendale oppure un progetto presuppongono il coinvolgimento di numerose persone, ciascuna con responsabilità diverse, grazie alla matrice RACI è possibile gestire i flussi di comunicazione e le responsabilità fra le persone coinvolte.

Ciò permette di sapere con precisione qual è il ruolo di ognuno all’interno di un progetto, in che modo si comunica e a chi spettano le diverse attività.

Attraverso questa matrice, potrai facilmente risalire alle persone da informare e/o consultare per un determinato processo, attività o documento. Diviene uno strumento utile per la definizione delle responsabilità, nella definizione della comunicazione necessaria per l’esecuzione del proprio lavoro in conformità con i requisiti dell’organizzazione.

Maggiori dettagli qui.

Significato di RACI

RACI è l’acronimo di ResponsibleAccountableConsultedInformed:

  • Responsible sta a indicare il responsabile dello svolgimento del lavoro.
  • Accountable riguarda il responsabile dell’approvazione del lavoro: in pratica è colui che deve supervisionare le attività e dare la propria approvazione.
  • Consultedinvece, è la persona consultata, vale a dire chi, a fronte di problemi specifici, deve essere consultato: si può trattare sia di un consulente esterno che di un soggetto interno all’azienda.
  • Infine, Informed corrisponde alla persona informata: un soggetto che deve essere informato in continuazione, dal momento che il suo interesse è far sì che il progetto venga portato a termine nel modo migliore possibile a livello di qualità e tempistiche; la persona informata è, in sostanza, uno stakeholder.

Non hai capito bene, forse questo video ti può aiutare:

Le nostre soluzioni

Con le nostre soluzioni hai la possibilità di definire gioco dei ruoli e la matrice RACI.

“Ho visto su FengOffice che hai completato il subtask che mi vincolava, grazie per l’anticipo di un giorno!” – “Non te la cavi mica con un grazie, domani mi aspetto almeno brioche e cappuccino”.

Team building e la giusta goliardia per migliorarsi ogni giorno. Avete notato qualche differenza?

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Idee Processi Progetti

Abbiamo sempre fatto così… e non abbiamo tempo per cambiare!!!

Cosa troverai in questo articolo

“Abbiamo sempre fatto così!”

Se avessimo guadagnato un euro per ogni volta che abbiamo sentito questa frase, a quest’ora saremmo in un atollo delle Maldive a sorseggiare rum, rivangando ricordi.

E invece siamo qui, con l’animus pugnandi di chi vuol affrontare un atteggiamento ostile al cambiamento, radicato nelle mappe mentali di molti fruitori di servizi.

Abbiamo rilevato, nelle nostre esperienze, un elevato gap di visione tra chi commissiona una progettualità e l’utilizzatore finale.
Uno dei principali obiettivi dei nostri servizi di consulenza, consiste nel tradurre un obiettivo ambizioso in un concreto vantaggio nell’operatività quotidiana.

“Io per stampare questa ricevuta, faccio CTRL+ALT+F9, clicco su “Stampa su”, scelgo la stampante, disabilito un pop-up e voilà, esce la stampa.”
“Bene, interessante. Ma perché deve stampare la ricevuta, se invece potrebbe invece salvarla nel cloud, con uno strumento di catalogazione organizzato e sempre disponibile da tutti i dispositivi. Non avresti bisogno di utilizzare carta, di fare backup, e di cercare la ricevuta quando sarà necessario. Perchè non preferire un sistema che ti permette di avere tutto a portata di clic?”
“Eh, abbiamo sempre fatto così. Ma sa che non è una brutta idea, la sua?”.

VITTORIA!!!

Abbiamo esasperato un po’ il dialogo, ma non si distanzia più di tanto dalla realtà.

La nostra strategia di lavorare in modalità Top-Down, ossia partendo dai processi e disegnando lo scenario ideale (TO BE), misurando la distanza (GAP Analysis) rispetto alla situazione attuale (AS IS), paga. Sempre.

Ma non basta. La modalità di rappresentazione di tali processi è fondamentale, per far sì che vengano compresi anche da figure che non si occupano del business.

In questo senso, ci viene in aiuto lo standard BPMN (Business Process Model Notation) che, attraverso una raffigurazione grafica semplice ed intuitiva consente di scomporre processi anche complessi per le opportune esposizioni, iterazioni migliorative e validazioni.

L’utilizzo di strumenti adeguati e l’esperienza sul campo, sono le chiavi per supportare il cambiamento nei progetti di digitalizzazione. Nessun preconcetto o pratica operativa è così consolidata per essere scardinata, se gestita con l’approccio corretto.
E poi, detto tra noi, non servono tanti chilometri per bersi un buon rum, godendosi il presente e i risultati raggiunti.

La notazione standard BPMN

Cosa significa BPMN (Business Process Management and Notation)?

Quello del BPMN indica uno standard di rappresentazione per la modellazione di processi aziendali (business process modeling). Definisce un modo di rappresentare graficamente i processi per renderli chiari e comprensibili a tutti coloro che ne prendono parte:

  • collaboratori,
  • manager responsabili dell’implementazione e del monitoraggio dei processi,
  • tecnici responsabili dell’installazione di strumenti,
  • soggetti esterni,
  • ecc…

La notazione, dall’inglese notation BPMN, è stata creata nel 2004 dalla Business Process Management Initiative (BPMI). Dal 2008 l’Object Management Group (OMG) è diventato l’ente garante della standardizzazione della rappresentazione dei modelli dei sistemi informativi.

Al seguente link trovi il manifesto sintetico della notazione.

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Progetti

STAKEHOLDER… quello sconosciuto!!!

Spesso si pensa che il buon esito di un progetto dipenda solo da una oculata analisi dei rischi, dal continuo monitoraggio e aggiornamento del GANTT o dalla gestione dei vari attori tecnologici coinvolti (gestione degli stakeholder).

Quindi si naviga in acque (mediamente) tranquille con la propria nave da crociera, con cauto ottimismo di attraccare in porto in orario e con uno servizio di qualità.

E i passeggeri? Te ne occupi? Te ne prendi cura?

Condurre un progetto senza avere il costante supporto e feedback di coloro che usufruiranno del risultato finale, è appunto come sostenere i costi (e la fatica) per una perfetta crociera, senza avere passeggeri a bordo.


I rappresentanti principali dei nostri “passeggeri” sono gli Stakeholder e devono essere considerati come lo strumento più importante per il buon esito del progetto. Per gestire questa figure, che possono essere apicali così come estremamente operative, è necessaria una flessibilità e un costanza, unite a importanti doti empatiche, tali da sminuire il concetto mainstream di “soft skills”.

Stakeholder: una definizione

In economia lo stakeholder (in inglese letteralmente «titolare di una posta in gioco») o interessato è genericamente qualsiasi soggetto (o un gruppo) influente nei confronti di una iniziativa economica, una società o un qualsiasi altro progetto.

Fanno dunque parte di tale insieme clientifornitori, finanziatori (es. banche e azionisti, o shareholder), collaboratori, dipendenti, ma anche gruppi di interesse locali o esterni, come i residenti di aree limitrofe a un’azienda e le istituzioni statali relative all’amministrazione locale (fonte Wikipedia).

Nei progetti, gli staekholder possono essere i più svariati:

  • Lo sponsor
  • I membri del team
  • I clienti
  • I fornitori
  • Istituzioni esterne all’organizzazione
  • Partner tecnologici e commerciali
  • ….e chi più ne ha più ne metta

L’eterogeneità dei soggetti richiede ne richiede un oculata gestione, altrimenti si rischia di perderne l’ingaggio. Un progetto senza stakeholder è destinato a fallire.

Lo Stakeholder register: uno strumento da avere nella propria cassetta degli attrezzi

Un buon rapporto con lo Stakeholder inizia con l’inserimento del suo nome in una tabella – usando il famoso “Stakeholder Register” – e finisce con un pranzo domenicale a casa sua, dopo un anno dalla messa in opera del progetto.

Si scherza, ma neanche troppo. Inizialmente si associa alla persona un numero da 1 a 10 che stimi quanto possa essere supporter al progetto e, nel tempo, si lavora affinché questo numero aumenti sempre più.

Come fare?

Con l’attenzione verso la persona, capacità che difficilmente si apprende sui libri, ma frutto di una forma mentis e di una lunga esperienza sul campo. E’ molto complesso tenere alta l’attenzione di una persona, dalla quale hai bisogno di riscontri, ma è impegnata a svolgere altre mansioni.

Pensiamo a un medico, in un progetto di ICT in Sanità. O un Amministratore Delegato per la declinazione delle campagne di un CRM aziendale. E’ in questo momento che la cura della persona, andando oltre al suo ruolo, permette di instaurare quell’ingaggio atto a far rimanere a bordo lo Stakeholder.

Con il tempo, quel numero messo in una casella viene arricchito da altre informazioni: la squadra di calcio preferita, le preferenze sul cibo, le letture, la composizione della sua famiglia e il continuo interesse su come si evolvono le sfere legate alla persona, ma non inerenti la sua professione o il suo ruolo all’interno del progetto.

Vista in questo modo, quel pranzo domenicale è ancora così utopistico? E poi una crociera senza passeggeri, che stappano champagne ad ogni porto raggiunto (leggi milestone), che crociera è? Provare per credere, a beneficio dei Vostri progetti.

Utilizza le soluzioni DIManagement per gestire gli stakeholder, tenerli agganciati al progetto, alle milestone ed alla creazione di valore della tua organizzazione.

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