Categoria: Obiettivi

“Hai finito quell’attività?”

“Ma non eravamo rimasti che l’avresti fatta tu?”

Silenzio e sguardi che fissano il vuoto.

Se siete anche Voi nel gruppo di quelli che, per non saper né leggere né scrivere, inviate una mail a quattro destinatari contemporaneamente, aspettandovi un risultato, forse vi conviene leggere questo articolo: il gioco dei ruoli e come la matrice RACI può aiutarti nel risolvere questo problema.

Spesso le organizzazioni tendono a gestire un insieme di attività di basso impatto, come azioni indipendenti. Questo comporta una mancata visione a livello progettuale, con il conseguente rischio che gli attori coinvolti non si sentano investiti di un particolare ruolo.

Qui si aprono due scenari interessanti:

• CASO 1: il lavoratore indefesso che prende in carico anche attività altrui, facendole male e in ritardo;
• CASO 2: l’impiegato “scansa guai”, che lascia scivolare nel limbo le azioni che per ambito gli competono.

In mezzo, varie gradazioni di addetti ai lavori, con etiche professionali che aprono nuovi orizzonti sulla psicologia umana

Voi a questo punto direte: lo sappiamo che dobbiamo redigere la matrice RACI, condividerla con tutti e arrivare al Kick Off con le idee chiare dei ruoli. Il pensiero ideale spesso si discosta dai concetti di pragmatismo dettati da tempistiche di progetto, che lo pongono già in ritardo prima di partire.

Questa fretta dettata dal “fare”, piuttosto che del “costruire” o “progettare” è da scorporare piano piano.

COME?

Ripensando agli insuccessi, a come la mancata definizione dei ruoli abbia portato lacune sui tre pilastri fondamentali nella valutazione di un progetto: tempi, qualità e costi. Scegliete voi l’ordine, se mai ci possa essere.

La complessità dei progetti e, spesso, la natura volenterosa ma poco strutturata degli attori più operativi, richiedono un certo rigore, non certo risolvibile solo con un foglio Excel, dei nomi e delle lettere.

Oltre alla cultura dei singoli, ci deve essere il supporto di sistemi di Project Management flessibili, sempre aggiornati e condivisi. Solo con questo tipo di imprinting, la conversazione iniziale può variare o addirittura non esistere.

Cos’è una matrice RACI

Poiché un processo aziendale oppure un progetto presuppongono il coinvolgimento di numerose persone, ciascuna con responsabilità diverse, grazie alla matrice RACI è possibile gestire i flussi di comunicazione e le responsabilità fra le persone coinvolte.

Ciò permette di sapere con precisione qual è il ruolo di ognuno all’interno di un progetto, in che modo si comunica e a chi spettano le diverse attività.

Attraverso questa matrice, potrai facilmente risalire alle persone da informare e/o consultare per un determinato processo, attività o documento. Diviene uno strumento utile per la definizione delle responsabilità, nella definizione della comunicazione necessaria per l’esecuzione del proprio lavoro in conformità con i requisiti dell’organizzazione.

Maggiori dettagli qui.

Significato di RACI

RACI è l’acronimo di Responsible, Accountable, Consulted, Informed:

• Responsible sta a indicare il responsabile dello svolgimento del lavoro.

• Accountable riguarda il responsabile dell’approvazione del lavoro: in pratica è colui che deve supervisionare le attività e dare la propria approvazione.

• Consulted, invece, è la persona consultata, vale a dire chi, a fronte di problemi specifici, deve essere consultato: si può trattare sia di un consulente esterno che di un soggetto interno all’azienda.

• Infine, Informed corrisponde alla persona informata: un soggetto che deve essere informato in continuazione, dal momento che il suo interesse è far sì che il progetto venga portato a termine nel modo migliore possibile a livello di qualità e tempistiche; la persona informata è, in sostanza, uno stakeholder.

Non hai capito bene, forse questo video ti può aiutare:

Le nostre soluzioni

Con le nostre soluzioni hai la possibilità di definire gioco dei ruoli e la matrice RACI.

“Ho visto su FengOffice che hai completato il subtask che mi vincolava, grazie per l’anticipo di un giorno!” – “Non te la cavi mica con un grazie, domani mi aspetto almeno brioche e cappuccino”.

Team building e la giusta goliardia per migliorarsi ogni giorno. Avete notato qualche differenza?

Clicca il pulsante sottostante ed entra in contatto con noi per saperne di più.