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Spesso si pensa che il buon esito di un progetto dipenda solo da una oculata analisi dei rischi, dal continuo monitoraggio e aggiornamento del GANTT o dalla gestione dei vari attori tecnologici coinvolti (gestione degli stakeholder).

Quindi si naviga in acque (mediamente) tranquille con la propria nave da crociera, con cauto ottimismo di attraccare in porto in orario e con uno servizio di qualità.

E i passeggeri? Te ne occupi? Te ne prendi cura?

Condurre un progetto senza avere il costante supporto e feedback di coloro che usufruiranno del risultato finale, è appunto come sostenere i costi (e la fatica) per una perfetta crociera, senza avere passeggeri a bordo.

I rappresentanti principali dei nostri “passeggeri” sono gli Stakeholder e devono essere considerati come lo strumento più importante per il buon esito del progetto. Per gestire questa figure, che possono essere apicali così come estremamente operative, è necessaria una flessibilità e un costanza, unite a importanti doti empatiche, tali da sminuire il concetto mainstream di “soft skills”.

Stakeholder: una definizione

In economia lo stakeholder (in inglese letteralmente «titolare di una posta in gioco») o interessato è genericamente qualsiasi soggetto (o un gruppo) influente nei confronti di una iniziativa economica, una società o un qualsiasi altro progetto.

Fanno dunque parte di tale insieme clienti, fornitori, finanziatori (es. banche e azionisti, o shareholder), collaboratori, dipendenti, ma anche gruppi di interesse locali o esterni, come i residenti di aree limitrofe a un’azienda e le istituzioni statali relative all’amministrazione locale (fonte Wikipedia).

Nei progetti, gli staekholder possono essere i più svariati:

• Lo sponsor
• I membri del team
• I clienti
• I fornitori
• Istituzioni esterne all’organizzazione
• Partner tecnologici e commerciali
• ….e chi più ne ha più ne metta

L’eterogeneità dei soggetti richiede ne richiede un oculata gestione, altrimenti si rischia di perderne l’ingaggio. Un progetto senza stakeholder è destinato a fallire.

Lo Stakeholder register: uno strumento da avere nella propria cassetta degli attrezzi

Un buon rapporto con lo Stakeholder inizia con l’inserimento del suo nome in una tabella – usando il famoso “Stakeholder Register” – e finisce con un pranzo domenicale a casa sua, dopo un anno dalla messa in opera del progetto.

Si scherza, ma neanche troppo. Inizialmente si associa alla persona un numero da 1 a 10 che stimi quanto possa essere supporter al progetto e, nel tempo, si lavora affinché questo numero aumenti sempre più.

Come fare?

Con l’attenzione verso la persona, capacità che difficilmente si apprende sui libri, ma frutto di una forma mentis e di una lunga esperienza sul campo. E’ molto complesso tenere alta l’attenzione di una persona, dalla quale hai bisogno di riscontri, ma è impegnata a svolgere altre mansioni.

Pensiamo a un medico, in un progetto di ICT in Sanità. O un Amministratore Delegato per la declinazione delle campagne di un CRM aziendale. E’ in questo momento che la cura della persona, andando oltre al suo ruolo, permette di instaurare quell’ingaggio atto a far rimanere a bordo lo Stakeholder.

Con il tempo, quel numero messo in una casella viene arricchito da altre informazioni: la squadra di calcio preferita, le preferenze sul cibo, le letture, la composizione della sua famiglia e il continuo interesse su come si evolvono le sfere legate alla persona, ma non inerenti la sua professione o il suo ruolo all’interno del progetto.

Vista in questo modo, quel pranzo domenicale è ancora così utopistico? E poi una crociera senza passeggeri, che stappano champagne ad ogni porto raggiunto (leggi milestone), che crociera è? Provare per credere, a beneficio dei Vostri progetti.

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