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Offerte, e-mail, specifiche, ordini, report, resoconti, reclami, contratti…e chi più ne ha, più ne metta. Ai giorni nostri dobbiamo gestire una mole di documenti importante e molto spesso ci ritroviamo sommersi da documentazione da archiviare. Spendiamo molto del tempo e delle risorse per ordinare, catalogare le informazioni e poi, quando le cerchiamo, il più delle volte facciamo fatica a ritrovare le informazioni che ci servono.

Ho descritto bene anche il tuo caso? Ti senti intrappolato dalla carta?

Sei alla ricerca di una soluzione che semplifichi la gestione dei documenti? Sei nel posto giusto!

Proponiamo delle soluzioni, che tra le varie funzionalità disponibili consentono di gestire tutti i documenti di cui un’attività ha bisogno.

Cos’è un DMS (Document Management System)

Partiamo con una definizione: cos’è un Document Management System (DMS)?

Il Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti (fonte Wikipedia).

A partire dagli anni ottanta, un certo numero di fornitori di software hanno cominciato a proporre sistemi per gestire i documenti cartacei. Questi sistemi trattavano unicamente documenti e immagini su supporto cartaceo.

Con l’evoluzione dell’informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico. I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDM) gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta.

I sistemi EDM si sono evoluti al punto in cui i sistemi potevano gestire qualsiasi tipo di formato di file che poteva essere memorizzato sulla rete. Le applicazioni sono cresciute fino a comprendere documenti elettronici, strumenti di collaborazione, sicurezza, flusso di lavoro e funzionalità di controllo.

Caratteristiche dei DMS

I sistemi DMS sono caratterizzati da:

• Gestione dei documenti: qualsiasi documento, sia generato in forma elettronica (da word processing o foglio elettronico, immagine, video) che cartacea, può essere inserito in un sistema di Gestione Documentale.
• Possibilità di effettuare ricerche: generalmente avviene tramite i “metadati”. I metadati sono informazioni caratteristiche di ogni “tipo di documento” che consentono di ricercare semplicemente e velocemente il documento archiviato. L’utilizzo di “tag” consente un efficiente archiviazione ed organizzazione della documentazione.
• Pubblicazione e diritti di consultazione: un documento acquisito dal sistema di Gestione Documentale, viene reso fruibile (in lettura, modifica, cancellazione) dagli utenti, sulla base dei diritti degli utenti stessi.
• Multipiattaforma: molti dei DMS disponibili sono multipiattaforma, ossia consentono l’utilizzo del sistema si dispositivi differenti, fissi o mobili, garantendo una elevata flessibilità di utilizzo.
• Integrazione con altri sistemi: la semplicità di integrazione è una delle principali caratteristiche di un sistema di Gestione Documentale.

Collaborazione in team

Le sfide del nuovo millennio hanno sicuramente evidenziato alcune necessità:

• Network globali
• Collaborazione asincrona
• Collaborazione distribuita
• Interconnessione

Una soluzione DMS moderna deve garantire la possibilità di collaborare tra persone che vivono/lavoro in paesi diversi, con fusi orari diversi, senza compromettere l’efficienza e l’efficacia operativa.