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Gestione dei documenti

Il Document management system (DMS) è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti.

Offerte, e-mail, specifiche, ordini, report, resoconti, reclami, contratti…e chi più ne ha, più ne metta. Ai giorni nostri dobbiamo gestire una mole di documenti importante e molto spesso ci ritroviamo sommersi da documentazione da archiviare. Spendiamo molto del tempo e delle risorse per ordinare, catalogare le informazioni e poi, quando le cerchiamo, il più delle volte facciamo fatica a ritrovare le informazioni che ci servono.

Ho descritto bene anche il tuo caso? Ti senti intrappolato dalla carta?

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Proponiamo delle soluzioni, che tra le varie funzionalità disponibili consentono di gestire tutti i documenti di cui un’attività ha bisogno.

Cos’è un DMS (Document Management System)

Partiamo con una definizione: cos’è un Document Management System (DMS)?

Il Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti (fonte Wikipedia).

A partire dagli anni ottanta, un certo numero di fornitori di software hanno cominciato a proporre sistemi per gestire i documenti cartacei. Questi sistemi trattavano unicamente documenti e immagini su supporto cartaceo.

Con l’evoluzione dell’informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico. I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDM) gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta.

I sistemi EDM si sono evoluti al punto in cui i sistemi potevano gestire qualsiasi tipo di formato di file che poteva essere memorizzato sulla rete. Le applicazioni sono cresciute fino a comprendere documenti elettronici, strumenti di collaborazione, sicurezza, flusso di lavoro e funzionalità di controllo.

Caratteristiche dei DMS

I sistemi DMS sono caratterizzati da:

  • Gestione dei documenti: qualsiasi documento, sia generato in forma elettronica (da word processing o foglio elettronico, immagine, video) che cartacea, può essere inserito in un sistema di Gestione Documentale.
  • Possibilità di effettuare ricerche: generalmente avviene tramite i “metadati”. I metadati sono informazioni caratteristiche di ogni “tipo di documento” che consentono di ricercare semplicemente e velocemente il documento archiviato. L’utilizzo di “tag” consente un efficiente archiviazione ed organizzazione della documentazione.
  • Pubblicazione e diritti di consultazione: un documento acquisito dal sistema di Gestione Documentale, viene reso fruibile (in lettura, modifica, cancellazione) dagli utenti, sulla base dei diritti degli utenti stessi.
  • Multipiattaforma: molti dei DMS disponibili sono multipiattaforma, ossia consentono l’utilizzo del sistema si dispositivi differenti, fissi o mobili, garantendo una elevata flessibilità di utilizzo.
  • Integrazione con altri sistemi: la semplicità di integrazione è una delle principali caratteristiche di un sistema di Gestione Documentale.

Collaborazione in team

Le sfide del nuovo millennio hanno sicuramente evidenziato alcune necessità:

  • Network globali
  • Collaborazione asincrona
  • Collaborazione distribuita
  • Interconnessione

Una soluzione DMS moderna deve garantire la possibilità di collaborare tra persone che vivono/lavoro in paesi diversi, con fusi orari diversi, senza compromettere l’efficienza e l’efficacia operativa.

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