Piccoli step, GRANDI risultati
Perché vuoi cambiare? Abbiamo sempre fatto così
Se vogliamo vedere il lato positivo della questione, effettivamente se un processo funziona e il sistema è consolidato nell’applicarlo, non c’è ragione di cambiarlo. “Squadra che vince non si cambia”.
Tuttavia il più delle volte questa situazione si crea nel momento in cui si sta valutando di cambiare perché c’è modo di migliorare e quindi l’ irrigidimento naturale che ci si trova ad affrontare in risposta a una proposta di cambiamento, sfocia nella fatidica frase “ perché vuoi cambiare? Abbiamo sempre fatto così”.
Questa è la fatidica frase che viene posta sul piatto della bilancia per far sì che si preferisca non migliorare perché il cambiamento costringe a uscire dalla propria “confort zone” e lo scavalcare questo confine, anche se molte volte in modo minimale, viene comunque percepita come un fastidio.
MIGLIORA DELL’ 1% OGNI GIORNO
Ma quindi, se il cambiamento non è significativo, perché dovremmo cambiare per una minima miglioria? E’ vero che viene naturale pensare che una piccola miglioria non faccia la differenza se applicata oppure no, ma la differenza è la perseveranza nell’applicarla giorno dopo giorno.
Diventare migliori, ogni giorno, senza porsi obiettivi irrealistici, ma compiendo un passo al giorno: è questa l’idea alla base del kaizen, filosofia giapponese che ti aiuta a raggiungere grandi risultati, ma a piccoli step.
Ed ecco che si può notare la differenza tra non fare nulla e migliorare anche solo dell’1% ma ogni giorno.
Ora la domanda nasce spontanea: come faccio a migliorare dell’1% ogni giorno sul lavoro? Gli esempi possono essere molteplici ma pensiamo di iniziare ogni giorno a tracciare un’azione tramite un sistema di tracciamento delle azioni invece che riportarlo in un file di excel.
L’ITER DI MIGLIORAMENTO
- Apro azione 1 inserisco l’oggetto dell’azione, eventuali dettagli dell’azione, il destinatario dell’azione e la data prevista di chiusura e salvo.
Mi direte è lo stesso tempo che impiegavo a inserirlo in un file di excel.
Vero!!!
Però…
Con il sistema di tracciatura il destinatario dell’azione viene automaticamente informato. L’azione va direttamente nella lista delle cose da fare dell’utente. L’azione fino a quando non è chiusa rimarrà pendente e l’utente non potrà dire “me la sono dimenticata”.
In oltre il sistema manda un sollecito quando siamo in prossimità della scadenza dell’azione. Attenzione: tu non fai nulla di tutto ciò, è tutto automatico. Abbiamo migliorato rispetto al giorno prima? Io direi di sì. Vi è cambiata la vita? Assolutamente no.
- Apro azione 2 con le stesse modalità del giorno 1
- Il destinatario dell’azione 1, inserisce nell’azione un aggiornamento del progress dell’azione
Mi direte ok passi il miglioramento al giorno 1 ma al giorno 2 abbiamo fatto la stessa cosa del giorno 1 e l’utente poteva mandarci un’email sullo stato dell’azione 1 e non sarebbe cambiato nulla.
Però con il sistema di tracciatura automatico hai direttamente la risposta collegata all’azione 1 senza che tu debba andare a ricercare l’email e riportarne il contenuto nel file di excel. Anche oggi non ci è cambiata la vita ma stiamo iniziando a usare meglio il nostro tempo.
- Azione 1 -> il destinatario dell’azione comunica di aver chiuso l’azione e inserisce le ore spese che gli sono state necessarie al completamento.
- Azione 2 -> il destinatario dell’azione comunica di aver fatto un aggiornamento all’azione e ha creato una sotto azione 2.1 che è in carico a un altro referente.
- Apro azione 3 con le stesse modalità del giorno 1
ogni giorno tu continui ad aprire un’unica azione.
Hai migliorato rispetto ai 2 giorni prima? No perché è già da tre giorni che lo fai.
Però…
In questi 3 giorni non hai mandato email di sollecito o fatto chiamate. Non hai aggiornato lo stato delle azioni che ti hanno comunicato. Non hai dovuto recuperare le ore spese per gestione e/o chiusura dell’azione. Quindi alla fin fine anche se noi non abbiamo fatto nulla di diverso è il sistema che l’ha fatto e quindi alla fin fine abbiamo migliorato anche noi.
• Azione n-x -> il destinatario dell’azione comunica di aver trovato una soluzione e quindi a breve potrà dichiarare chiusa l’azione.
• Azione n-2 -> il destinatario dell’azione comunica di aver chiuso l’azione e inserisce le ore spese che gli sono state necessarie al completamento.
• Azione n-1 -> il destinatario dell’azione comunica di aver fatto un aggiornamento all’azione e ha creato una sotto azione n-1.1 che è in carico a un altro referente.
• apro azione n con le stesse modalità del giorno 1.
Mi direte, è risaputo che dopo un certo numero di mesi che si fanno le stesse cose diventa abitudine e quindi siamo tornati al punto di partenza “Abbiamo sempre fatto così”.
Però l’ “abbiamo sempre fatto così” si è decisamente elevato ora rispetto a un po’ di mesi fa. E in oltre in un file di excel la tua nuova azione n sarebbe stata una riga nuova come le altre righe e difficilmente avresti potuto riscontrare una similarità con l’azione n-x che invece ritrovi agevolmente grazie alle classificazioni dettagliate e le ricerche ottimizzate nel sistema di tracciatura che fa sì che si decida di integrare l’azione n-x chiudendo immediatamente l’azione n.
A sto punto, nonostante ogni giorno apriamo una nuova azione, con il file di excel avremmo N azioni mentre con il sistema di tracciatura al giorno n abbiamo N-1 azioni. Continuerà a non cambiarti la vita ma qui iniziamo ad avere meno elementi da gestire quindi non andiamo a ottimizzare solo il tempo ma iniziamo a ridurre la complessità.
- Apro azione 365 con le stesse modalità del giorno 1
- Il sistema ha iterato per 365 giorni…di quanto abbiamo migliorato? Un insegnate giapponese ha messo in formula questo concetto di miglioramento ipotizzando 1% di miglioramento ogni giorno per un anno: (1,01)^365 = 37,78
Il risultato dei 365 giorni
Dopo un anno hai migliorato di 37,78 solamente avendo aperto un’azione al giorno su un sistema di tracciatura invece che su un file di excel.
E se invece avessimo preferito continuare a fare come abbiamo sempre fatto? Be il nostro insegnante giapponese non sbaglia (1,00)^365 = 1,00
Ecco questo è un esempio di quello che sta alla base del concetto di miglioramento continuo per cui ogni giorno fai qualcosa per fare un piccolo step avanti e il tuo 1% di miglioramento di oggi fallo contattandoci.